PROPOSITION POUR UN NOUVEAU MODÈLE D’ADHÉSION

En janvier 2013, après l'assemblée générale annuelle de RCA, nous avons formé un groupe de travail chargé d'examiner les catégories de membres afin de répondre aux préoccupations soulevées lors de la rencontre à propos de la structure de membres. Au cours des deux dernières années, le groupe de travail a procédé à un examen approfondi de la structure, en consultant notamment la communauté d'aviron. Il a également présenté une proposition préliminaire à l'assemblée semi-annuelle de l'an passé. Puisque la proposition a été approuvée par les membres de RCA, le groupe de travail a passé la dernière année à régler les détails et à déterminer les coûts associés à la mise en œuvre de cette proposition. Ces renseignements sont contenus dans le dernier rapport qui vous est présenté ici afin que vous puissiez l'examiner et nous fournir vos commentaires.
 
Vous pouvez consulter le rapport sur suivant le lien : Proposition pour un nouveau modèle d’adhésion à RCA
 
Vous trouverez en pièce jointe une foire aux questions mise à jour qui porte sur certaines préoccupations soulevées lors du processus de rétroaction et que certains ont communiqué par téléphone au groupe de travail sur les catégories d’adhésion.
 
Si vous avez des questions à propos de la proposition, veuillez consulter notre foire aux questions à ou n'hésitez pas à communiquer avec l'un des membres de notre groupe de travail :   
Marla Weston            mweston@rowingcanada.org
Jennifer Fitzpatrick    exdirector@rowingbc.ca
Derek Ventnor           derek@rowontario.ca
George Barkwell       gbarkwell@gdbconsulting.com
Brian Lamb                bjlamb@kpmg.ca
Donna Atkinson         datkinson@rowingcanada.org


FAQ - Proposition pour un nouveau modèle d’adhésion à RCA

QUESTION 1

Pour le modèle d'adhésion qui sera en vigueur à compter de 2018, pourquoi le comité a-t-il décidé qu'il était préférable d'opter pour des frais de base de 20 $ et des frais par siège de 3,25 $? 

RÉPONSE

Le comité a décidé d'opter pour les frais de base de 20 $ et les frais par siège de 3,25 $ pour trois raisons principales. 

1. La gestion des risques financiers de RCA

Malgré tout le travail réalisé par le comité, seul le nombre de membres de RCA (nombre de participants inscrits) peut être considéré comme une donnée fiable à cette étape-ci. Les données relatives au taux de participation des régates ne sont que des estimations et elles semblent varier considérablement d'année en année. Ainsi, il était nécessaire de trouver un juste équilibre entre les frais de base et les frais par siège pour que RCA puisse couvrir ses coûts d'exploitation et que ce soit gérable pour les participants. Le comité a évalué toutes les possibilités et selon lui, les frais de base de 20 $ et les frais par siège de 3,25 $ demeurent le meilleur compromis.

L'utilisation de RegattaCentral pour tous les événements canadiens sanctionnés permettra aussi de recueillir des données plus précises sur les taux de participation éventuels. Il serait alors possible de réévaluer les frais avec le comité sur les frais d'adhésion de RCA. 

2. L'approche la plus juste pour tous les participants

Les frais d'adhésion actuels des participants de RCA sont de 50 $ par année pour les rameurs compétitifs et de 10 $ pour les rameurs récréatifs (sportifs). Si un rameur récréatif souhaite participer à une seule régate, il doit tout de même payer la différence de 40 $ pour pouvoir s'inscrire. Dans le cadre du nouveau modèle, tous les athlètes ont le droit de participer à des régates. Les frais par siège sont fondés sur une approche de paiement à la carte. Les athlètes qui participent à une seule course seulement ne paient pas le même tarif que ceux qui participent à cinq courses ou plus. C'est l'approche la plus juste pour tous. 

3. La mise à jour du système de régate

Les frais d'exploitation de RCA pour 2018-2020 comprennent des frais de développement supplémentaires pour que RegattaCentral réponde aux besoins du Canada. Cela comprend notamment les décaissements appropriés aux comités organisateurs, aux associations provinciales d'aviron et à RCA ainsi que les interfaces en français et en anglais, etc. Le système RegattaCentral comportera également des interfaces de programmation pour des systèmes de gestion de régate et de progression de tierces parties. 

RCA sait que d'autres systèmes de régates offrent d'excellents services. C'est pourquoi nous avons publié une demande d'expression d'intérêt en décembre 2015. C'est RegattaCentral qui a été retenu à la suite de cette demande.


QUESTION 2

Dans le rapport, vous mentionnez de « nombreuses difficultés » liées à la mise en place de « frais par régates » plutôt que de « frais par siège ». Pouvez-vous donner quelques exemples de ces difficultés?

RÉPONSE

Exemple 1 :

Un entraîneur inscrit un équipage masculin 8+ trois mois avant la régate et il paie les frais par régate pour chacun des neuf athlètes en plus des frais d'inscription de base.

Un mois plus tard, un autre entraîneur du même club inscrit un équipage féminin 4+, et le barreur est le même que pour l'équipage masculin 8+. Le système d'inscription ne facture pas les frais par régate pour le barreur puisque les frais ont été payés par le premier entraîneur.

Une semaine plus tard, le premier entraîneur annule l'équipage masculin 8+. C'est à ce moment-là que plusieurs problèmes se posent. L'entraîneur s'attendra à un remboursement incluant les frais par régate du barreur, même si le barreur est toujours inscrit à la régate. Si le système rembourse l'entraîneur, il doit aussi tenter de facturer automatiquement les frais du barreur à l'autre entraîneur ou de l'aviser qu'il doit ouvrir une session et acquitter les frais (il est alors nécessaire de veiller à ce que l'entraîneur respecte cette exigence et paie les frais). 

Exemple 2 :

Un rameur est malade le matin de la régate et l'équipage doit être modifié par l'entraîneur. Ce changement peut être enregistré dans le système ou non, si le personnel de la régate est suffisant et s'il applique de façon rigoureuse les règles. (Selon son expérience en matière de régate, RegattaCentral a remarqué que certains sont très rigoureux et d'autres, beaucoup moins.)

Le club (ou dans certains cas l'athlète) qui a payé l'inscription s'attendra à ce que ses frais par régate soient remboursés. Puisqu'il s'agit de frais « par athlète et par régate », les frais de l'athlète qui a remplacé le rameur malade doivent aussi être perçus. Dans un monde idéal, le personnel de la régate peut s'occuper de toutes ces tâches lorsque le changement est mentionné par l'entraîneur. Toutefois, même si le personnel est suffisant lors d'une régate, ces tâches sont souvent remises après la régate. RCA, les provinces et le comité de la régate ont donc besoin de divers outils de rapport et de suivi pour gérer ces tâches après la régate, alors que le rythme de travail du personnel diminue. 


QUESTION 3

Pourquoi les frais par siège sont-ils toujours les mêmes, peu importe l'événement? Les frais ne devraient-ils pas être plus élevés pour une régate nationale par rapport à une régate locale? Pourquoi ne pas créer des catégories (national, provincial, local) et établir les frais en conséquence?

RÉPONSE

Le comité a examiné plusieurs possibilités de catégories pour les régates et pour les frais. Par exemple, la catégorie pourrait être basée sur l'étape de développement, l'objectif de la régate, le nombre de jours, etc. Il peut aussi s'agir de catégories plus générales comme national, provincial, régional ou local. Dans tous les cas, les membres du comité ont donné des exemples de situations où ces catégories posaient problème. Certains craignaient aussi que des comités organisateurs tentent d'inscrire leur événement dans une catégorie différente pour diminuer les frais des participants. Cela alourdirait les tâches administratives puisqu'il faudrait passer en revue l'événement et sa catégorie. 

Des frais par siège multiples entraîneraient aussi des coûts de développement multiples du côté de RegattaCentral. Cela augmenterait les frais d'exploitation et aurait des répercussions sur les frais par siège. Le comité a donc décidé qu'il était plus simple d'établir des frais par siège uniques pour tous les événements sanctionnés. 


QUESTION 4

Nous utilisons Regatta Data (Regatta Master, etc.) pour gérer la progression des athlètes et les résultats des courses. Allons-nous devoir utiliser un autre système?

RÉPONSE

Comme indiqué dans le rapport (page 8) et comme il a été mentionné dans la première question (ci-dessus), des interfaces de programmation sur mesure qui relieront le système d'inscription RegattaCentral avec les résultats de courses, les systèmes de chronométrage et des applications de tierces parties sont prévues dans les coûts. Il existe déjà des interfaces de programmation pour Regatta Data et Regatta Master. Nous vous invitons à communiquer avec le comité si vous désirez que d'autres systèmes soient ajoutés à la liste. Nous mettrons tout en œuvre pour veiller à une connexion continue avec le plus de systèmes de résultats possible, dans la mesure du raisonnable. 


QUESTION 5

Comment est-ce que l'âge des athlètes est géré dans RegattaCentral? Dans certains cas, nous souhaitons utiliser l'âge réel de l'athlète, mais dans d'autres cas, nous voulons utiliser l'âge qu'aura l'athlète au cours de l'année.

RÉPONSE 

RegattaCentral utilise des « modèles d'âges » qui sont configurables et qui peuvent être réutilisés année après année. Le système permet aussi de définir une date pivot personnalisée pour définir l'âge.

Dans RegattaCentral, les caractéristiques suivantes peuvent être définies dans tous les modèles :

1. L'âge minimal et l'âge maximal des athlètes pour participer à une épreuve. L'application peut être stricte ou moins stricte. Si elle est moins stricte, il est possible de définir un message d'avertissement. Cela est pratique pour les courses où les athlètes peuvent « ramer vers le bas », même si techniquement, ils sont en dehors de la plage. 

L'application moins stricte peut aussi être utilisée dans le cas d'épreuves scolaires où les athlètes doivent faire partie de la catégorie senior ou des moins de 18 ans en date du 30 juin. Dans ce cas, un athlète peut avoir 18 ans et dépasser l'âge limite, mais faire partie de la catégorie senior et donc être admissible. Le formulaire d'inscription permettra alors à l'athlète de s'inscrire, mais il recevra un avertissement indiquant qu'il doit faire partie de la catégorie senior.

Si le modèle d'âge a une limite d'âge minimale et une limite d'âge maximale et que l'application est stricte, l'athlète qui n'entre pas dans la plage ne peut pas s'inscrire.

2. Âge moyen minimal et maximal pour un équipage. L'application peut être stricte ou moins stricte, comme dans le cas présenté ci-dessus.

3.  Chaque épreuve peut avoir son propre modèle d'âge. Dans le modèle d'âge, il peut y avoir une date pivot qui détermine le mois et le jour utilisés pour calculer l'âge de l'athlète. 

Par défaut, la date est le 31 décembre, comme pour la grande partie des organisations dirigeantes, mais cette date peut être modifiée. 

- Une régate peut comprendre des épreuves où l'âge et l'admissibilité sont établis au 31 décembre et des épreuves où la date peut être établie au 30 juin par exemple.

- Selon RegattaCentral, certains choisissent de modifier la date pour des régates d'aviron en salle ou des épreuves juniors ou pour jeunes par exemple.


QUESTION 6  

Notre club est surtout un club récréatif. Très peu d'athlètes font de la compétition et nous avons plusieurs programmes d'initiation. Notre club peut-il décider de n'inscrire que les athlètes qui font de la compétition?

RÉPONSE

Actuellement, afin d'être membres en règle, les clubs membres doivent inscrire tous leurs participants auprès de RCA et de l'association provinciale d'aviron, même ceux du programme d'initiation.


QUESTION 7

Est-ce que cela signifie que ceux qui désirent essayer l'aviron pour la première fois dans le cadre d'une journée portes ouvertes doivent payer les frais d'adhésion de base de RCA?

RÉPONSE

Rowing Canada Aviron tente de trouver le meilleur moyen d'appuyer les journées portes ouvertes organisées par les clubs. Ceux qui essaient l'aviron pour la première fois dans le cadre d'une journée portes ouvertes n'ont pas à payer de frais de RCA. Toutefois, ils doivent s'inscrire et signer un formulaire de renonciation pour participer à l'activité. Un nouveau processus sera mis en place dans le système d'inscription en ligne en avril 2017 pour répondre à ce besoin.


QUESTION 8

Nous avons déjà conçu notre propre système personnalisé pour les inscriptions à notre régate. Pouvons-nous décider de ne pas utiliser RegattaCentral?

RÉPONSE

Comme indiqué dans le rapport, tous les événements de RCA doivent être sanctionnés et tous les événements sanctionnés doivent utiliser RegattaCentral. Si le comité organisateur de la régate a des exigences particulières, il doit en discuter avec RegattaCentral. RegattaCentral est utilisé pour un large éventail d'événements et pourra probablement répondre à vos besoins. Sinon, il faudra peut-être personnaliser le système davantage et le cas échéant, le comité organisateur peut travailler avec RegattaCentral. Toutefois, cela entraînera peut-être des frais pour le comité organisateur, selon les besoins.