Assemblée annuelle et l'assemblée semi-annuelle


AVIS DE CONVOCATION
l’Assemblée annuelle de Rowing Canada Aviron
21 septembre 2017

Le présent avis annonce à tous les membres de Rowing Canada Aviron que l'Assemblée annuelle de RCA aura lieu le 21 septembre 2017 à 17 h 30 HAP / 18 h 30 HAR — HNC / 19 h 30 HAC / 20 h 30 HAE / 21 h 30 HAA / 22 h HAT

Inscription pour le scrutin lors de l’Assemblée annuelle :

  • Le scrutin s’effectue en ligne seulement et est ouvert à partir de 12 h HAP le 1 septembre 2017 et se termine à 12 h HAP le 20 septembre. Les électeurs inscrits recevront un message par courriel comprenant les instructions pour le scrutin le 1 septembre.
  • Le vote est ouvert à tous les membres en règle qui ont versé leurs cotisations annuelles et frais de participation et qui ont signé le formulaire de déclaration annuel avant le 31 août 2017.

Assister à l’Assemblée annuelle :

l'assemblée se tiendra par voie électronique (webinaire). Veuillez suivre les trois étapes ci-dessous pour accéder au webinaire de l'Assemblée annuelle.

Connectez-vous à la réunion à 17h30 HAP 21 Septembre, 2017:

  • Accédez à l'assemblée à l'adresse suivante : webinaire de l'Assemblée annuelle
  • Choisissez l'option Enter as a Guest (Entrer en tant qu'invité) après avoir saisi votre nom complet.
  • Veuillez noter que le webinaire ne comprend pas de source audio. Vous devez donc appeler sans frais au 1-866-512-0904 et entrer 5668051 # quand le système vous le demande.

l’Assemblée annuelle de RCA
ORDRE DU JOUR

  1. Ouverture de la réunion
  2. Vérification du quorum
  3. Rapport du scrutateur
  4. Rapport du président et du chef de la direction
  5. États financiers et rapport de l'auditeur
  6. Nomination de l'auditeur
  7. Annonce des résultats de l'élection des administrateurs
  8. Fermeture de la réunion

l’Assemblée annuelle de Rowing Canada Aviron

21 septembre 2017

Votez à l’assemblée annuelle de RCA:

A.    Les membres en règle devront voter avant l’assemblée annuelle de RCA par scrutin électronique — aucune procuration ne sera acceptée — en utilisant un système de vote en ligne.  

B.    Exigence relative au vote : 

  1. Représentants autorisés à voter : Les clubs et associations membres indiqueront à RCA le nom de la personne autorisée à voter en leur nom aussi rapidement que possible et au plus tard à midi, HAP, le 31 août 2017.
  2. Formulaire de déclaration annuelle : Si votre organisation ne l’a pas déjà fait, veuillez soumettre un formulaire de déclaration annuelle, d’ici midi, HAP, le 31 août 2017. Cliquez ici pour télécharger un exemplaire du formulaire : Déclaration annuelle 2017 (le lien sera ajouté).

3.    Date limite pour l’inscription en vue du vote : RCA prépare sa liste d’électeurs admissibles à partir de la liste du 25 août 2016. Veuillez soumettre vos renseignements tels qu’ils sont indiqués ci-dessus.

C.    Échéancier de l’élection :

1.    Début du vote – 1 septembre 2017 :

  • Le scrutin électronique se déroulera en ligne sur le site Simplyvoting.com.
  • Un courriel contenant un lien menant au scrutin en ligne pour l’assemblée annuelle de RCA sera envoyé aux membres de RCA par l’entremise de leurs représentants autorisés à voter.
  • Les membres de RCA doivent exprimer leurs votes du 1 septembre 2017 au 20 septembre 2017.

2.    Fin du vote – 20 septembre 2017 à midi, HAP

  • Les résultats du vote seront annoncés durant le webinaire de l’assemblée annuelle de RCA, le 21 septembre 2017.

D.    Un membre en règle de RCA est un membre :

  • dont le règlement des droits d’adhésion et des dettes envers RCA ne sont pas en retard;
  • qui n’est sujet à aucune enquête ou action disciplinaire de RCA;
  • qui respecte toutes les conditions ou les actions disciplinaires à la satisfaction du conseil de la direction;
  • qui a signé une déclaration selon laquelle il a collecté et versé les frais de participation requis pour tous ses participants conformément au paragraphe 7.5.

Comme toujours, c'est avec plaisir que nous répondrons à vos questions. Vous pouvez nous téléphoner au 1-877-722-4769 (sans frais) ou (250) 220-2503 ou nous écrire à rca@rowingcanada.org


Rowing Canada Aviron
ASSEMBLÉE SEMI-ANNUELLE

AVIS DE CONVOCATIONQUANT

LA PRÉSENTE est un avis à tous les membres de Rowing Canada Aviron que l’Assemblée semi-annuelle de RCA aura lieu le 29 janvier 2017 à 09:00h en Vancouver en Colombie britannique au

Pinnacle Hotel Harbourfront
1133 W Hastings St, 
Vancouver, CB V6E 3T3
Tél: 604.689.9211

      ORDRE DU JOUR

  1. Ouverture de la réunion
  2. Vérification du quorum
  3. Nomination du scrutateur
  4. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle :15 septembre 2016
  5. Adoption du procès-verbal de la dernière Assemblée semi-annuelle: 31 janvier 2016
  6. Présentation des rapports
  7. Rapport du comité sur les frais d'adhésion
  8. Changements proposés aux règlements administratifs : Paragraphe 11.1
  9. Propositions des membres
  10. Toute autre questions: 10.1 Groupe d’étude de RCA sur les Catégories d’adhésion - Rapport et recommandations pour approbation

 

FORMULAIRE DE PROCURATION
Rowing Canada Aviron

l'Assemblée semi-annuelle

Chers membres de RCA,

Vous trouverez ci-joint le Formulaire de procuration (format Word) / (PDF) pour le vote de l'assemblée semi-annuelle 2017 de RCA.
Le formulaire doit respecter ce qui suit :

Désignation d'un mandataire

Un membre qui ne peut être présent à l'assemblée semi-annuelle de Rowing Canada Aviron (RCA) du 29 janvier 2017 à Vancouver en Colombie britannique peut nommer un mandataire qui votera en son nom. Il n'est pas obligatoire que cette personne soit membre, pour autant que :

le secrétaire de l'ACAA reçoit un avis écrit sur lequel est inscrit le nom du membre qui donne la procuration et le nom du mandataire avant la réunion;
la procuration ne s'applique pas aux questions soumises au scrutin conformément à l'alinéa 6.4a des règlements administratifs de RCA.

Consignes sur la manière de voter

Le membre peut :

permettre au mandataire de voter à son entière discrétion en son nom;
donner des consignes précises au mandataire sur la manière de voter sur les différentes questions indiquées dans l'avis de convocation.

Il est aussi possible de télécharger le formulaire sur le site web de RCA.

ARTICLE 6 – VOTE AUX RÉUNIONS DES MEMBRES
 
6.1       Voix des membres
Les membres en règle enregistrés dans les dossiers de l'ACAA à la fermeture des bureaux le jour précédant immédiatement le jour où l'avis de convocation est transmis ont une voix ainsi que des voix supplémentaires selon le nombre de rameurs et d'entraîneurs inscrits comme participants inscrits auprès de l'ACAA conformément à l'article 7 à la fin de l'exercice financier précédant comme suit :
 
1-25           – aucune voix supplémentaire
26-75         – 1 voix supplémentaire
76-150       – 2 voix supplémentaires
151-300     – 3 voix supplémentaires
301-500     – 4 voix supplémentaires
501+          – 5 voix supplémentaires
 
Sous réserve d’avoir soumis la Déclaration annuelle 2016 exigible en vertu du paragraphe 7.5 et qu’ils sont en règle :

  • Dans le cas de l’Assemblée annuelle de RCA, au plus tard à midi, le 29 janvier 2017.

Veuillez communiquer avec nous si vous avez des questions sur ce formulaire, par courriel (rca@rowingcanada.org) ou par téléphone (1 877 722 4769, poste 2).


ROWING CANADA AVIRON
ASSEMBLÉE ANNUELLE 2016

NOUVEAUX MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ET RÉSULTATS DES VOTES
 
L'Assemblée annuelle 2016 de Rowing Canada Aviron a eu lieu le 15 septembre 2016 par webinaire et par conférence téléphonique et le vote s'est déroulé en ligne avant la rencontre, soit entre le 26 août et le 14 septembre 2016. Les clubs et associations membres ont été nombreux à participer avec 225 votes exprimés sur un total possible de 279.
 
Comme l'exige les règlements administratifs de notre association, l'Assemblée annuelle devait porter sur ce qui suit :

  1. l'approbation des états financiers vérifiés
  2. la nomination des vérificateurs
  3. l'élection des administrateurs de RCA 

L'Assemblée annuelle était présidée par Mike Walker (président) et enregistrée par Sid Murdoch (secrétaire). Le président, Donna Atkinson (chef de la direction), Jeff Lay (représentant au scrutin) et Thomas Hawker (trésorier) ont présenté leurs rapports.
 
Les motions suivantes ont été soumises au vote et approuvées par les membres de RCA :

  • RCA accepte les états financiers vérifiés pour l'exercice se terminant le 31 mars 2016 comme présentés par Hayes, Stewart, Little & Co., comptables agréés. (Résultats des votes : 212 pour / 0 contre / 13 abstentions)
  • RCA nomme Hayes, Stewart, Little & Co., comptables agréés, comme vérificateurs pour l'exercice prenant fin le 31 mars 2017 moyennant une rémunération qui sera décidée par le conseil d'administration. (Résultats des votes : 221 pour / 0 contre / 4 abstentions)

La nomination et l'élection des administrateurs se sont déroulées conformément aux règlements administratifs par un processus de mise en candidature ouvert, et à la suite des recommandations du comité sur les mises en candidature de RCA, nous sommes heureux d'annoncer que :

  • Carol Purcer a été réélue par acclamation comme directrice provinciale;
  • Thomas Hawker a été élu par acclamation comme directeur général;
  • Ian Gordon a été élu par acclamation comme directeur général.

Mike Walker, président de RCA, a souhaité la bienvenue aux nouveaux membres ainsi qu'à la membre réélue. Il a également remercié Rick Crooker, administrateur sortant, pour son engagement et sa contribution envers RCA alors qu'il était membre du conseil, puisqu'il a décidé de ne pas se représenter. 
 
Veuillez consulter le site web de RCA pour d'autres renseignements sur le processus de mise en candidature : http://rowingcanada.org/fr/about-us/board
 
CITATION : « Je me réjouis du succès de la deuxième assemblée annuelle et du taux de participation des clubs et des associations membres depuis que nous avons proposé la tenue par webinaire il y a deux ans. J'ai bien hâte de rencontrer nos membres et nos participants en personne lors de la conférence nationale et l'assemblée semi-annuelle qui auront lieu en janvier 2017. J'ai aussi très hâte de travailler avec le conseil d'administration et les membres au cours de la prochaine période quadriennale alors que nous continuerons de faire accroître notre sport. »
 
Mike Walker
Président de Rowing Canada Aviron
 
PROCHAINE RENCONTRE :
L'Assemblée semi-annuelle aura lieu le 29 janvier 2017 dans le cadre de la conférence nationale de RCA à Vancouver (C.-B.). Les autres affaires de la société seront abordées en personne, notamment en ce qui concerne la gouvernance, les politiques, les programmes, les règles et les règlements administratifs. À noter qu'à l'ordre du jour, le groupe de travail sur la révision des catégories des membres présentera une importante proposition pour une approbation définitive, à la suite de l'approbation provisoire des membres lors de l'Assemblée semi-annuelle de janvier 2016. D'autres renseignements seront fournis au cours de la prochaine semaine. Cliquez ici pour télécharger la copie de la proposition: Proposition pour un nouveau modèle d’adhésion à RCA.

Le colloque des entraîneurs de la FISA 2017 et la conférence nationale de RCA

Nous sommes heureux d'annoncer que RCA et la FISA organisent une conférence conjointe du 26 au 28 janvier 2017 à l'hôtel Pinnacle Harbourfront à Vancouver (en C.-B.).
L'horaire et les détails sur l'inscription seront fournis en octobre. Nul doute qu'il s'agira d'un événement très populaire. Restez donc à l'affût des prochaines nouvelles à ce propos et inscrivez-vous rapidement!
 
Comme d'habitude, n'hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions (par téléphone au 1.877.722.4769 (poste 2) ou par courriel : rca@rowingcanada.org).


AVIS DE CONVOCATION
l’Assemblée annuelle de Rowing Canada Aviron
15 septembre 2016

Le présent avis annonce à tous les membres de Rowing Canada Aviron que l'ssemblée annuelle de RCA aura lieu le 15 septembre 2016 à 17 h 30 HAP / 18 h 30 HAR — HNC / 19 h 30 HAC / 20 h 30 HAE / 21 h 30 HAA / 22 h HAT

Inscription pour le scrutin lors de l’Assemblée annuelle :

  • Le scrutin est ouvert à tous les membres en règle qui ont soumis leur déclaration annuelle et leurs frais d’adhésion au plus tard le 25 août 2016.
  • Le scrutin s’effectue en ligne seulement et est ouvert à partir de 12 h HAP le 26 août 2016 et se termine à 12 h HAP le 14 septembre. Les électeurs inscrits recevront un message par courriel comprenant les instructions pour le scrutin le 26 août.

Assister à l’Assemblée annuelle :

l'assemblée se tiendra par voie électronique (webinaire). Veuillez suivre les trois étapes ci-dessous pour accéder au webinaire de l'Assemblée annuelle.

Connectez-vous à la réunion à 17h30 HAP 15 Septembre, 2016:

  • Accédez à l'assemblée à l'adresse suivante : webinaire de l'Assemblée annuelle
  • Choisissez l'option Enter as a Guest (Entrer en tant qu'invité) après avoir saisi votre nom complet.
  • Composez ensuite le numéro sans frais : 1-866-512-0904 et entrez le code 5668051 # après le signal.

l’Assemblée annuelle de RCA
ORDRE DU JOUR

1.  Ouverture de l'assemblée
2.  Vérification du quorum
3.  Rapport du scrutateur
4.  Rapport du président et de la chef de la direction (présentation)
5.  États financiers et rapport de l'auditeur

Proposition: États financiers et rapport de l'auditeur
Proposée par : Victoria City Rowing Club    Appuyée par : Club d'aviron Ottawa

Que RCA accepte les bilans financiers vérifiés pour la fin de l’exercice financier du 31 mars 2016 tel que rapportés par les comptables agréés de Hayes, Stewart, Little & Co.

Cliquez ici pour télécharger une copie de l'état financier vérifiés et le rapport de la trésorière.

6.  Nomination de l'auditeur

Proposition: Nomination de l'auditeur

Proposée par : Victoria City Rowing Club    Appuyée par : Club d'aviron de Ottawa

Que RCA nomme les comptables agréés de Hayes, Stewart, Little & Co. comme vérificateurs pour l’exercice financier se terminant au 31 mars 2016 à un tarif qui sera décidé par le Conseil d’administration.

7.  Annonce des résultats de l'élection des administrateurs
8.  Fermeture de l'assemblée
 


l’Assemblée annuelle de Rowing Canada Aviron

15 septembre 2016

Votez à l’assemblée annuelle de RCA:

A.    Les membres en règle devront voter avant l’assemblée annuelle de RCA par scrutin électronique — aucune procuration ne sera acceptée — en utilisant un système de vote en ligne.  

B.    Exigence relative au vote : 

  1. Représentants autorisés à voter : Les clubs et associations membres indiqueront à RCA le nom de la personne autorisée à voter en leur nom aussi rapidement que possible et au plus tard à midi, HAP, le 25 août 2016.
  2. Formulaire de déclaration annuelle : Si votre organisation ne l’a pas déjà fait, veuillez soumettre un formulaire de déclaration annuelle, d’ici midi, HAP, le 25 août 2016. Cliquez ici pour télécharger un exemplaire du formulaire : Déclaration annuelle 2016 (le lien sera ajouté).

3.    Date limite pour l’inscription en vue du vote : RCA prépare sa liste d’électeurs admissibles à partir de la liste du 25 août 2016. Veuillez soumettre vos renseignements tels qu’ils sont indiqués ci-dessus.

C.    Échéancier de l’élection :

1.    Début du vote – 26 août 2016 :

  • Le scrutin électronique se déroulera en ligne sur le site Simplyvoting.com.
  • Un courriel contenant un lien menant au scrutin en ligne pour l’assemblée annuelle de RCA sera envoyé aux membres de RCA par l’entremise de leurs représentants autorisés à voter.
  • Les membres de RCA doivent exprimer leurs votes du 26 août 2016 au 14 septembre 2016.

2.    Fin du vote – 14 septembre 2016 à midi, HAP

  • Les résultats du vote seront annoncés durant le webinaire de l’assemblée annuelle de RCA, le 15 septembre 2016.

D.    Un membre en règle de RCA est un membre :

  • dont le règlement des droits d’adhésion et des dettes envers RCA ne sont pas en retard;
  • qui n’est sujet à aucune enquête ou action disciplinaire de RCA;
  • qui respecte toutes les conditions ou les actions disciplinaires à la satisfaction du conseil de la direction;
  • qui a signé une déclaration selon laquelle il a collecté et versé les frais de participation requis pour tous ses participants conformément au paragraphe 7.5.

Comme toujours, c'est avec plaisir que nous répondrons à vos questions. Vous pouvez nous téléphoner au 1-877-722-4769 (sans frais) ou (250) 220-2503 ou nous écrire à rca@rowingcanada.org